Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
Autoria
Wilson Pimentel Junior
1
ORCID:
https://orcid.org/0000-0003-0810-7235
Pâmella Gazolla de Oliveira Toledo
1
ORCID:
https://orcid.org/0009-0006-7940-6506
Instituição
1
Serviço de Reabilitação Lucy Montoro, Centro de
Estudos e Pesquisas Dr. João Amorim (CEJAM),
Pariquera-Açu, SP, Brasil.
Autor Correspondente
Wilson Pimentel Junior
e-mail: <wilson.junior@cejam.org.br>
Como citar este artigo
Junior WP, Toledo PGO. Redução do Tempo de
Espera para Reabilitação Mediante Gestão de
Agendas do Serviço de Reabilitação. Rev. Tec. Cient.
CEJAM. 2024;3:e202430026. DOI:
https://doi.
org/10.59229/2764-9806.RTCC.e202430026
.
Submissão
Aprovação
26/06/2024
17/07/2024
Relato de Experiência
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante
Gestão de Agendas do Serviço de Reabilitação
Reduction in Waiting Time for Rehabilitation through the Management of
Rehabilitation Service Schedules
Resumo
Objetivo:
Descrever a reorganização das agendas, com a inativação do Grupo
de Estimulação Precoce e Grupo de Orientações frente ao desperdício de vagas e
a redução do tempo para início dos programas de reabilitação.
Método:
Estudo
descritivo, do tipo relato de experiência, que consistiu em descrever a experiência
realizada pelos gestores e equipe multiprofissional do Serviço de Reabilitação
Lucy Montoro de Pariquera-Açu a partir de agosto de 2022.
Resultados:
Após
a reorganização das agendas, o desperdício de vagas foi reduzido de forma
significativa, resultando também na diminuição do tempo de espera para início
das terapias de reabilitação.
Conclusão:
A reorganização das agendas, obtida
após com a inativação do Grupo de Estimulação Precoce e Grupo de Orientação,
mostrou-se bem-sucedida. A redução dos índices de desperdício de vagas e do
tempo para início dos programas de reabilitação impactaram positivamente no
índice de produtividade, com maior aproveitamento das vagas disponibilizadas
favorecendo os usuários do serviço.
Descritores:
Atenção à Saúde; Absenteísmo; Agendamento de Consultas; Gestão
em Saúde; Reabilitação.
Abstract
Objective:
To describe the reorganization of schedules, involving the deactivation
of the Early Stimulation Group and the Guidance Group, in response to the waste
of available slots and the reduction in the time to initiate rehabilitation programs.
Method:
This descriptive study, a type of experience report, aimed to describe
the experience of the managers and multidisciplinary team of the Lucy Montoro
Rehabilitation Service in Pariquera-Açu starting in August 2022.
Results:
After the
reorganization of schedules, the waste of available slots was significantly reduced,
resulting in a decrease in waiting time for the initiation of rehabilitation therapies.
Conclusion:
The reorganization of schedules, achieved through the deactivation of
the Early Stimulation Group and the Guidance Group, proved to be successful. The
reduction in the rates of wasted slots and the time to start rehabilitation programs
positively impacted productivity, maximizing the utilization of available slots to
benefit service users.
Descriptors:
Delivery of Health Care; Absenteeism; Appointments and Schedules;
Health Management; Rehabilitation.
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante Gestão de Agendas…
Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
2
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
INTRODUÇÃO
O Serviço de Reabilitação Lucy Montoro de Pariquera-Açu,
oferta assistência com qualidade às pessoas com deficiência física,
residentes nos 15 municípios no território de abrangência do
Departamento Regional de Saúde de Registro-DRS XII-Registro,
no Vale do Ribeira, de forma hierarquizada e descentralizada,
de acordo com as diretrizes do Sistema Único de Saúde -
SUS, propiciando tratamento e condições para sua inclusão na
sociedade a partir do desenvolvimento de suas habilidades e
potencialidades de acordo com o diagnóstico funcional de cada
indivíduo.
Os Serviços Especializados em Reabilitação infantil são
referência em cuidado e proteção das crianças, familiares e
acompanhantes nos processos de estimulação precoce, buscando
estimular o potencial máximo da funcionalidade e promover a
inclusão social das pessoas com deficiência em seu ambiente
social, através de medidas de redução do ritmo da perda funcional
em condições etiológicas progressivas, melhora e recuperação
da função condizentes com o quadro etiológico do paciente,
compensando da função perdida e mantendo a função atual
(1)
.
Entende-se a estimulação precoce como uma abordagem
de caráter sistemático e sequencial, que utiliza técnicas e
recursos terapêuticos capazes de estimular todos os domínios
que interferem na maturação da criança, de forma a favorecer o
desenvolvimento motor, cognitivo, sensorial, linguístico e social,
evitando ou amenizando eventuais prejuízos
(1)
.
Em estudo, ficou evidenciado que orientações individualizadas
aos cuidadores foram eficazes no aumento da funcionalidade dos
pacientes, melhorando o autocuidado, mobilidade, função social,
e seu nível de independência
(2)
.
O desperdício de vagas é um problema crônico no sistema
público de saúde do Brasil e do mundo, inviabilizando muitas
vezes a ampliação da oferta dos serviços de saúde, principalmente
na atenção especializada, causando prejuízos financeiros para o
sistema de saúde bem como prejuízos sociais para os usuários
(3)
.
É evidente que o desperdício de vagas e dos valores
financeiros são mais expressivos nos serviços filantrópicos e com
gestão de Organizações Sociais de Saúde - OSS representando
perdas significativas para a gestão do sistema de saúde pública,
influenciando a reflexão para a tomada de decisão, auxiliando
na busca pela melhoria e maior eficiência dos gastos em saúde.
A modernização da gestão na saúde, a otimização dos recursos
disponíveis, o combate ao desperdício, sem comprometimento da
qualidade da assistência, a criação de estratégias para redução
de desperdício de vagas e recursos, são desafios constantes
na agenda dos gestores do SUS, na atualidade e nos próximos
anos
(4)
.
Por longos anos, o Serviço de Reabilitação Lucy Montoro de
Pariquera-Açu sofreu com o desperdício de vagas em suas agendas
internas, em especial nas agendas do Grupo de Estimulação
Precoce e Grupo de Orientações.
A demora dos usuários em iniciarem as terapias de reabilitação,
provocava queixas constantes entre eles e também dos Gestores
Municipais de Saúde, desestimulando o envio de usuários ao
Serviço de Reabilitação.
Durante o levantamento desta problemática verificou-
se a insuficiência do número de vagas nas agendas da equipe
multiprofissional e, com a necessidade de dar resposta a esse
problema, foram reorganizadas as agendas, avaliando-se a
efetividade dos grupos e diminuindo a ociosidade das equipes.
Este artigo tem como objetivo descrever a reorganização das
agendas, com a inativação do Grupo de Estimulação Precoce e
Grupo de Orientação frente ao desperdício de vagas e a redução
do tempo para início dos programas de reabilitação.
MÉTODO
Estudo descritivo, do tipo relato de experiência, que consistiu
em descrever a experiência dos gestores do Serviço de Reabilitação
Lucy Montoro de Pariquera- Açu frente a readequação das
agendas de reabilitação, para redução do desperdício de vagas e
redução no tempo entre a primeira consulta de triagem e o início
das terapias de reabilitação.
O local de estudo foi o Serviço de Reabilitação Lucy Montoro
de Pariquera-Açu, que atende os 15 municípios pertencentes ao
Departamento Regional de Saúde de Registro - DRS XII-Registro.
O estudo analisou a experiência da inativação dos Grupos de
Estimulação Precoce e Grupo de Orientação, no período de janeiro
de 2020 à julho de 2021, com base nos indicadores de gestão
de vagas disponibilizadas versus vagas preenchidas do Serviço
de Reabilitação, os parâmetros analisados foram a quantidade
de vagas disponibilizadas, quantidade de vagas preenchidas e a
porcentagem do desperdício das vagas.
Os dados foram apresentados e aprovados durante visita
técnica da Coordenadoria de Gestão de Contratos de Serviços
de Saúde - CGCSS, Comitê Gestor da Rede Lucy Montoro e
Departamento Regional de Saúde de Registro - DRS XII-Registro
em agosto de 2022.
RESULTADOS DA EXPERIÊNCIA
A reorganização das agendas possibilitou aumentar a eficiência
do trabalho das equipes, que apesar do Serviço de Reabilitação
Lucy Montoro de Pariquera-Açu, inaugurado em setembro de
2014, manter as agendas abertas, e as vagas ofertadas sem
serem utilizadas não fazia mais sentido.
No mês de agosto de 2021 em reunião entre o Comitê Gestor
da Rede Lucy Montoro e Coordenadoria de Gestão de Contratos de
Serviços de Saúde, a Diretoria Clínica e Administrativa do Serviço
de Reabilitação Lucy Montoro de Pariquera-Açu, demonstrou a
baixa procura de pacientes por vagas nas agendas do Grupo
de Estimulação Precoce e Grupo de Orientação. Apesar disto
o Serviço utilizava as duas agendas especiais como padrão de
agendamento para as terapias de reabilitação.
O Grupo de Estimulação Precoce ocorria periodicamente duas
vezes ao mês em semanas intercaladas, conforme protocolo, o
Grupo de Estimulação Precoce atendia pacientes de 0 a 1 ano
de idade, com limite máximo de 8 encontros onde realizavam
os atendimentos para orientação ao cuidador quanto ao
manuseio adequado e estimulação do dia-a-dia, estimulação do
desenvolvimento neuropsicomotor da criança, adaptação à nova
situação e monitoramento das deformidades.
Eram disponibilizadas 12 vagas para os atendimentos no
Grupo de Estimulação Precoce, 6 vagas no período da manhã e
6 vagas no período da tarde, com 4 horas de duração em cada
turno. O Serviço Social, Psicologia, Enfermagem, Fonoaudiologia,
Terapia Ocupacional e Fisioterapia disponibilizavam suas agendas
para o Grupo de Estimulação Precoce. Não participavam da
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante Gestão de Agendas…
Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
3
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
agenda o Condicionamento Físico e Nutrição.
Nos dias em que o Grupo de Estimulação Precoce funcionava,
as agendas dos profissionais citados acima eram “fechadas” para
o atendimento de rotina de outros grupos, sendo abertas, apenas,
para programas de reabilitação as agendas de condicionamento
físico e nutrição.
Uma vez que a agenda funcionava de forma reduzida, um
paciente a cada 30 minutos, podia-se chegar a uma capacidade
máxima geral de 12 pacientes, passando por 6 terapias 2 vezes ao
mês, com uma produção máxima ao mês de 144 atendimentos.
Contudo, apesar da oferta, não havia demanda suficiente para
preenchimento de 100% dos horários da agenda como pode-se
observar no Figura 1.
Figura 1 -
Quantidade de vagas disponibilizadas e vagas preenchidas para o Grupo de Estimulação Precoce de janeiro de 2020 à
julho de 2021, Lucy Montoro Pariquera-Açu, São Paulo, Brasil, 2024.
Figura 2 -
Porcentagem do desperdício de vagas para o Grupo de Estimulação Precoce de janeiro de 2020 a julho de 2021, Lucy
Montoro Pariquera-Açu, São Paulo, Brasil, 2024.
De janeiro de 2020 a julho de 2021 a agenda do Grupo de Estimulação Precoce desperdiçou em média 66% das vagas disponibilizadas
por mês, em média 8 vagas ao mês não eram preenchidas deixando a equipe assistencial com tempo ocioso, como pode-se observar
na Figura 2.
Já a agenda de Grupo de Orientação ocorria uma vez ao mês,
também às sextas-feiras, mas em semanas opostas ao Grupo
de Estimulação Precoce. O Grupo de Orientação servia para
orientações a usuários que se enquadraram como pequenos,
médios e grandes incapacitados, que necessitasse de avaliação
antes do início programa de reabilitação, quanto a questões
sociais, psicológicas e clínicas; eram trabalhadas as orientações
de reabilitação enquanto estabilizavam as condições clínicas que
os impediam de serem enquadrados em programas de reabilitação
(úlceras de pressão ou vasculares); pequenos incapacitados
com mínimas perdas funcionais que necessitasse de orientações
pontuais; pacientes com lesões graves, tanto físicas como
cognitivas, onde o objetivo era oferecer orientações ao cuidador/
familiar.
Assim os pacientes vinham ao Serviço uma única sexta-feira
no mês para receber orientações de cuidados diários, autocuidado
ou orientação a acompanhantes e cuidadores.
O Serviço Social, Psicologia, Enfermagem, Fonoaudiologia,
Terapia Ocupacional e Fisioterapia disponibilizavam suas agendas
para o Grupo de Orientação, não participavam da agenda o
Condicionamento Físico e Nutrição.
Nos dias em que o Grupo de Orientação funcionava, as
agendas dos profissionais citados acima eram “bloqueadas” para
o atendimento de rotina de outros grupos, sendo abertas, apenas,
para programas de reabilitação as agendas de Condicionamento
Físico e Nutrição. que não participavam da agenda do Grupo de
Orientação.
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante Gestão de Agendas…
Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
4
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
A agenda do Grupo de Orientação funcionava uma vez ao mês,
com capacidade máxima de 10 pacientes/dia, sendo 5 pacientes
no período da manhã e 5 pacientes no período da tarde, dando
uma produtividade máxima de 60 atendimentos/dia, contudo, a
agenda do Grupo de Orientação não possuía demanda o suficiente
para ocupar 100% dos horários disponibilizados para a agenda
como pode-se observar Figura 3.
A Figura 4 mostra que de modo geral, de janeiro de 2020 a julho de 2021 a agenda do Grupo de Orientação, desperdiçou em
média 71% das vagas disponibilizadas por mês, em média 7 vagas ao mês ficavam sem uso e consequentemente deixando a equipe
assistencial com tempo ocioso.
Figura 3 -
Quantidade de vagas disponibilizadas, vagas preenchidas para o Grupo de Orientação de janeiro de 2020 a julho de
2021, Lucy Montoro Pariquera-Açu, São Paulo, Brasil, 2024.
Figura 4 -
Porcentagem de desperdício de vagas para o Grupo de Orientação de janeiro de 2020 a julho de 2021, Lucy Montoro
Pariquera-Açu, São Paulo, Brasil, 2024.
No geral, a disponibilização de vagas, tanto para o Grupo de
Estimulação Precoce como para o Grupo de Orientação provocou
no período de janeiro de 2020 a julho de 2021 o desperdício de
285 vagas, 15 vagas/ mês ou 68% de desperdício.
Com a inativação do Grupo de Estimulação Precoce e o Grupo
de Orientação e a reorganização das agendas, foi possível abrir
espaços para agendas de programas de reabilitação, em grupo,
conforme o macroprocesso, o qual o paciente foi eleito na consulta
com a fisiatria ou nos programas de terapia individual onde o
paciente fazia até 3 terapias por semana.
Foram abertas vagas de 30 minutos para terapias, com
atendimentos das 8:00 às 13:00hs sendo disponibilizadas
20 vagas por área assistencial: Serviço Social, Psicologia,
Enfermagem, Fonoaudiologia, Nutrição, Terapia Ocupacional,
Fisioterapia e Condicionamento Físico. No total, foram abertas
160 novas vagas por turno, com um total geral de 320 vagas de
30 minutos disponibilizadas a cada sexta-feira do mês.
A experiência mostrou-se bem-sucedida para o Serviço, na
medida em foram disponibilizadas mais vagas, favorecendo a
redução da fila de espera para início de programa de reabilitação,
conforme mostra a Figura 5.
Mediante os dados apresentado, o Comitê Gestor da Rede
Lucy Montoro a Coordenadoria de Gestão de Contratos de
Serviços de Saúde e o Departamento Regional de Saúde - DRS
XII-Registro concordaram com a inativação das agendas do
Grupo de Estimulação Precoce e Grupo de Orientação devido ao
excesso de desperdício de vagas, desde que a assistência não
fosse comprometida.
Os Diretores do Serviço garantiram que a assistência não
sofreria danos visto que os cuidados e intervenções que eram
feitos nos grupos passariam a ser executados durante as terapias
de reabilitação.
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante Gestão de Agendas…
Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
5
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
Figura 5 -
Tempo de espera para início de programa de reabilitação em dias, dados e de julho de 2021 à abril de 2024, Lucy
Montoro Pariquera-Açu, São Paulo, Brasil, 2024.
DISCUSSÃO
Para o usuário foi positiva a inativação dos grupos pois
compareceram ao serviço com mais frequência, tendo maiores
ganhos nos processos de reabilitação, trazendo satisfação ao
usuário e a equipe multidisciplinar, favorecendo a maiores ganhos
durante as terapias de reabilitação.
O desperdício de vagas pode ser evitado trazendo benefícios
aos equipamentos de saúde, promovendo intervenções para
melhoria dos processos de trabalho em saúde, conhecendo as
necessidades, dificuldades no acesso e possíveis causas do
desperdício de vagas, com a extensão de suas consequências,
permitindo a tomada de decisões pelos gestores levando à
correção ou minimização de riscos causando o mínimo prejuízo
econômico, e favorecendo na redução das filas de espera
(5)
.
Autores ainda acrescentam que um dos pontos fortes do estudo
indicaram que os serviços de saúde podem melhorar o acesso
dos usuários por meio de ações como melhoria na comunicação
por meio do matriciamento, construindo relacionamentos mais
próximos com os usuários nos territórios
(5)
.
Dados evidenciam que o tempo de espera pelo atendimento
pode ter impacto na evolução dos casos, influenciando o
prognóstico e a qualidade de vida de pacientes com doenças graves,
sintomáticas ou estigmatizantes. Além disso, o tempo de espera é
um indicador da qualidade dos serviços, por estar relacionado com
a capacidade de resposta do sistema às necessidades de atenção
à saúde da população; um tempo de espera longo diminuiu a
produtividade e a eficiência, aumentando os custos com saúde e
limitando a capacidade efetiva da assistência
(6-7)
.
É evidente que entre várias situações que, imprecisões no
planejamento na gestão da relação oferta/demanda de serviços
pode interferir no tempo de espera e desperdícios de vagas em
consultas e exames especializados
(8)
.
Limitações do Estudo
Aponta-se como limitação deste estudo a falta de dados após
julho de 2021 visto que após a inativação do Grupo de Estimulação
Precoce e Grupo de Orientação o desperdício de vagas não foi
monitorado para estes grupos, pois não foi aberto agendas
especificamente para essas atividades, sendo incorporadas nas
rotinas das agendas das terapias de reabilitação, outra limitação
foi a falta de análise econômica do desperdício das vagas
disponibilizadas.
Contribuições para a Área
Os resultados da experiência influenciarão outras unidades ou
serviços de reabilitação que enfrentam o problema de desperdício
de vagas e tempo longo para início das terapias em promover
a reorganização de suas agendas internas, traçando estratégias
para que as vagas disponibilizadas sejam aproveitadas na
integralidade.
As pesquisas futuras sobre reorganização de agendas podem
verificar o impacto financeiro do desperdício de vagas, bem como
demais estratégias para otimização de agendas terapêuticas.
CONCLUSÃO
A reorganização das agendas, com a inativação do Grupo de
Estimulação Precoce e Grupo de Orientação, mostrou-se bem-
sucedida reduzindo os índices de desperdício de vagas e a redução
do tempo para início dos programas de reabilitação, favorecendo
a um maior aproveitamento das vagas disponibilizadas, aumento
na produtividade e maiores ganhos ao usuário.
Este estudo abre possibilidades para novas pesquisas que
envolvam a reorganização das agendas e o serviço de reabilitação
Lucy Montoro.
Sugere-se a realização de estudos que avaliem o serviço
de reabilitação, na perspectiva da efetividade dos grupos de
estimulação precoce e grupos de orientação junto a equipe
multidisciplinar de modo a investigar as facilidades e dificuldades
das ações que os envolvam a fim de se tornar um serviço mais
atrativo para os que utilizam e ali atuam.
REFERÊNCIAS
1.
Brasil. Ministério da Saúde. Secretaria de Atenção à Saúde.
Diretrizes de estimulação precoce: crianças de zero a 3 anos
com atraso no desenvolvimento neuropsicomotor / Ministério
da Saúde, Secretaria de Atenção à Saúde. – Brasília: Ministério
da Saúde, 2016.184 p.: il. ISBN 978-85-334-2434-0.
2.
Pavão SL, Silva FPS, Rocha NAC. Efeito da orientação domiciliar
no desempenho functional de crianças com necessidades
especiais. Motricidade. 2011; 7(1):21-29. DOI: 10.6063/
motricidade.7(1).117.
3.
Beltrame SM, Oliveira AE, Santos MAB, Santos Neto ET.
Redução do Tempo de Espera para Reabilitação Mediante Gestão de Agendas…
Rev. Tec. Cient. CEJAM. 2024;3:e202430026
6
CEJAM
Centro de Estudos e Pesquisas “Dr. João Amorim”
Rua Dr. Lund, 41, Liberdade
São Paulo/SP - CEP: 01513-020
11 3469-1818
revista.cientifica@cejam.org.br
Absenteísmo de usuários como fator de desperdício: desafio
para sustentabilidade em sistema universal de saúde. Saúde
debate, Rio de Janeiro, v. 43, n. 123, p. 1015-1030, out-dez
2019.DOI:
https://doi.org/10.1590/0103-1104201912303
.
4.
Beltrame SM, Oliveira AE, Siqueira CE, Santos Neto, E.T.
Absenteísmo de usuários como fator de desperdício nas
diferentes modalidades de gestão na saúde . Research, Society
and Development, [S. l.], v. 11, n. 1, p. e31011124797, 2022.
DOI: 10.33448/rsd-v11i1.24797.
5.
Farias CML, Santos Neto ET, Esposti CDD, Moraes L. Absenteísmo
de usuários: barreiras e determinantes no acesso aos serviços
de saúde. Rev Bras Med Fam Comunidade. 2020;15(42):2239.
DOI:
https://doi.org/10.5712/rbmfc15(42)2239
.
6.
Mesa MLJ, Asencio JMM, Ruiz FR. Determinants and economic
cost of patient absenteeism in outpatient departments of
the Costa del Sol Health Agency. Anales Sis San Navarra.
2015 Ago;38(2):235-45. DOI:
https://doi.org/10.23938/
ASSN.0072
.
7.
LaGanga LR, Lawrence S. Clinic Overbooking to Improve Patient
Access and Increase Provider Productivity. Decision Sciences.
2007; 38(2):251-276. DOI:
https://doi.org/10.1111/j.1540-
5915.2007.00158.x
.
8.
Conill EM, Giovanella L, Almeida PF. Listas de espera em
sistemas públicos: da expansão da oferta para um acesso
oportuno? Considerações a partir do Sistema Nacional de
Saúde espanhol. Ciênc. Saúde Colet. 2011; 16(6):2783-2794.
Available from:
https://www.scielosp.org/article/csc/2011.
v16n6/2783-2794/
.